Cara mengambil data absen fingerprint dan cetak laporan absen

BPS Kabupaten Lamandau dalam pengelolaan absensi finger printnya menggunakan aplikasi Time Attendance System. Untuk instalasi awal, silahkan buka link berikut.
Time Attendance System terdiri dari 2 aplikasi yaitu :
1. Time Attendance Admin
2. Time Attendance Retrieve

Time Attendance Admin digunakan untuk pengelolaan absensi seperti tambah data pegawai, ubah data pegawai, tambah data libur, cetak laporan, dll. Sementara Time Attendance Retrieve adalah aplikasi yang digunakan untuk mengambil data absensi dari mesin finger print.

Step by step mengambil data absen :
1. Pastikan bahwa setting IP di Time Attendance Admin sudah sama dengan setting IP yang ada di mesin finger print. Cek setting IP di Time Attendance Admin dengan membuka menu Terminal -- Terminal Information seperti gambar berikut.

Note : Pastikan IP sudah sama dengan yang ada di mesin absensi karena jika tidak sama maka koneksi akan selalu gagal.

2.Jika sudah dipastikan sama, maka buka aplikasi Time Attendance Retrieve. Pilih terminal yang sesuai dengan koneksi. Klik Retrieve All Log

Setelah sukses mengambil data absen, tutup aplikasi Time Attendance Retrieve dan kembali ke aplikasi Time Attendance Admin

3.Setelah dilakukan retrieve, maka log data yang sudah diambil harus diproses terlebih dahulu agar bisa muncul di laporan. Klik Process-Process Transaction Log Data dan akan muncul tampilan seperti berikut:

Klik Modify. Lakukan pengaturan terlebih dahulu. Filter berguna untuk mengatur departemen/bagian apa saja yang mau dicetak. Begin Period adalah waktu awal cetak sementara end period adalah waktu terakhir cetak laporan. Misal kita ingin mencetak absen bulan Maret 2014 berarti Begin Period adalah 1/03/2014 dan End Period adalah 31/03/2014. Klik Process.

4. Setelah itu baru dapat cetak laporan. Klik Report. Pilih jenis laporan yang akan dicetak. Jika ingin mencetak laporan absensi Maret 2014 berdasarkan pegawai, maka pilih Report Employee Attendance. Jika ingin mencetak laporan absensi Maret 2014 berdasarkan hari, maka pilih Report Employee Daily Attendance.

Read More

Instalasi Time Attendance System

Time attendance system adalah aplikasi absensi finger print yang digunakan oleh BPS. Aplikasi ini digunakan untuk mengambil data absensi yang ada di mesin finger print. Selain itu juga digunakan untuk mencetak laporan absensi dan membuat pengaturan pengaturan lain tentang absen.

Ada 2 aplikasi yang harus diinstal yaitu :
1. BPS Finger Enrollment, WSQ & Photo Upload Module Setup
2. BPS_Time_Attendance_AccessDB_3.6.4.06_Setup_MP4800_[18_Firmware_B]_3

Langkah-langkah instalasi :
1. Lakukan instalasi untuk kedua aplikasi yang sudah disebutkan di atas.
2. BPS Finger Enrollment, WSQ & Photo Upload Module Setup

Pastikan bahwa IP Address yang tercatat di BPS Finger Enrollment & WSQ Module adalah sama dengan IP Address di mesin absen finger print. Tes koneksi dengan menekan tombol "Connect".
3. Jika koneksi berhasil maka akan terlihat tampilan seperti berikut

4. Buka aplikasi Time Attendance Admin. Masukkan username dan password.
    Default awal :
    Login Method : Password Only
    Username : Administrator
    Password : password
    Untuk pengaturan user ini anda bisa menambahkan user di menu
   

5. Lakukan pengaturan Retrieve Log Setting di Tools --> Retrieve Log Setting. Klik Modify. Pilih tab Retrieve Log Method dan pilih Manual Setting. Delete Log After Retrieve adalah pengaturan untuk data mesin absensi. Jika dicentang, maka setelah dilakukan retrieve data, data di mesin absen otomatis terhapus.

Setelah itu pilih tab Connection Setting, centang Auto Synchronize date-time dan export transaction log to file text format.

6. Buat pengaturan koneksi ke terminal di menu Terminal -- Terminal Information. Pilih Add New. Lalu akan muncul tampilan seperti berikut :

   Contoh pengisian :
   Terminal ID  : 1
   Description  : Handkey BPS Lamandau
   Connection (pilih Ethernet) : Masukkan IP Address mesin absensi finger print.Cek IP Address mesin
   Absensi Fingerprint di mesin absen. 4370 tidak usah diubah.
   Baud Rate : 115200
   Terminal Location : 1
   Terminal Status : Active
7. Selanjutnya adalah melakukan konfigurasi data mulai dari data pegawai, data shift pegawai,dll. Jika ini adalah instalasi awal dan belum ada data lama sama sekali maka lakukan konfigurasi berikut:
   - GENERAL INFORMATION SETTING -- Pengaturan Hari Kerja dan Hari Libur
   - ABSENCE STATUS SETTING -- Pengaturan Keterangan Absen (Cuti,Sakit,Dinas Luar,dll)
   - SHIFT SETTING -- Pengaturan Jam Kerja
   - GROUP SHIFT SETTING -- Pengaturan pembagian jam kerja per departemen
   - DEPARTEMENT SETTING -- Pengaturan Departemen misal Seksi
   - EMPLOYEE INFORMATION SETTING -- Pengaturan data pegawai
   - HOLIDAY SETTING  -- Pengaturan Hari Libur
Jika sudah ada data lama,maka cukup copykan dbase sebelumnya. Tidak perlu melakukan konfigurasi lagi. Copykan file dbase HITFPTA.mdb dari aplikasi yang lama dan timpa dengan file ini.

8. Upload dan Download data dari dan ke terminal/mesin handkey
Pilih menu Terminal -- Terminal User List.Centang terminal ID yang ada di Terminal Listing.  Upload data pegawai yang sudah didaftarkan pada aplikasi Time Attendance System ke mesin absensi finger print dengan cara klik tombol Upload yang ada di sebelah kiri bawah. Setelah itu lakukan pendaftaran finger print di mesin absen. Kemudian kembali lagi ke aplikasi Time Attendance. Pilih View User Terminal List dan akan muncul data finger print yang sudah didaftarkan. Klik tombol download yg ada di kanan bawah agar data finger printnya bisa terekam di aplikasi. Oiya, kalau sudah ada data lama tidak usah melakukan setting ini. Cukup copykan saja file dbase HITFPTA.mdb.

Read More

Solusi Permasalahan Instalasi SIMAK BMN 2013 di Windows 7/8 64 bit

Kadang saat instalasi aplikasi SIMAK BMN 2013 di laptop yang belum pernah terinstal aplikasi SIMAK, sering terjadi permasalahan khususnya di koneksi database SIMAK BMN. Pertama, pastikan dulu untuk menginstall database SIMAK BMN 2010 karena instalasi database SIMAK BMN 2013 tidak menyertakan installer master MySQL dan connectornya.
Berikut ini adalah step by step instalasi SIMAK BMN 2013 di windows 7/windows 8 64 bit

1. Install master DB SIMAK BMN 2010. Kalau ga ada, bisa download disini

Secara fisik maka mysqldbbmn10 berada pada path : “c:/program files/dbbmn10/” . 
Untuk memastikan sudah terinstal, cek service mysqlbmn10 di Control Panel.  Lihat statusnya. Jika status "stopped" maka klik kanan di service tersebut dan pilih "Run".

 2. Install Mysql ODBC Driver  dengan menjalankan file c:/program files/dbbmn10/ berikut screenshootnya  :

3.Install Aplikasi SIMAKBMN -> installerBMNKPB13L.exe

 4.Install database bmn 2013

Karena yg buat installernya buru2x dan galau, jadi dia tidak menyertakan installer mysql masternya (hanya ada datanya saja “dbbmn13”) sehingga diasumsikan pengguna sudah menginstall mysql server bmn10 sebelumnya. Dan database dbbmn13 akan di copy kan ke path : 

Padahal untuk dbbmn10 sendiri (lihat langkah 1) servicenya diinstal pada path : “c :/program files/dbbmn10”. Sehingga saat dijalankan akan muncul error kalau “database tidak tersambung”.

Jadi solusinya copy kan manual dua folder data “dbbmn13 dan dbbmn13atas” dari 
“C: program files(x86)/dbbmn10/data/… “ 
Ke 
“C:program files/dbbmn10/data/… “   

5. Selesai jalankan aplikasi simak bmn 13 dan masukan username dan pass : admin dan admin.  

Read More

Progress SPI Februari 2014

Paling suka deh kalo liet website monitoring SPI, hasilnya centang centang begini... :D :D

Yah walopun mepet mepet jadwal sihh,, tp #akurapopo.. Yang penting kan dikumpul sebelum deadline..

Salam PIA..

Read More

PER-3-PB-2014 Pembukuan dan Verifikasi LPJ Bendahara

Selain ada aturan baru mengenai tata cara rekonsiliasi di KPPN, muncul lagi aturan pembukuan bendahara dan verifikasi LPJ Bendahara. Masih anget banget peraturannya yaitu Per 3 PB 2014. Silahkan gugling aja ya.. lumayan bikin jereng mata baca peraturannya @__@ dan bikin nitro reader saya agak megap-megap bacanya karena sizenya sampe 29 MB dengan total halaman sebanyak 95 halaman. Buat temen temen bendahara, sebaiknya peraturannya dibaca ya jangan cuma slidenya saja.

Ini saya share slide sosialisasinya saja (download disini) yang kemaren disosialisasikan bersamaan dengan PMK 210 tentang tata cara rekon yang baru.

Poin penting yang saya baca di slide sih:
1. Bahwa bendahara maksimal memegang dana tunai UP/TUP sebesar Rp50.000.000,00 di akhir bulan.
    Kalo akhir bulan dana tunai di brankas melebihi itu, maka dibuat Berita Acara Keadaan Kas. Formatnya
    cek aja di peraturannya ya.. :)
2. Aturan pembukuan baru hanya mencatat SP2D yang masuk ke rekening bendahara. Jadi untuk SP2D
    LS pegawai atau pihak ketiga atau yg sifatnya tidak masuk rekening bendahara tidak perlu lagi dibukukan.
3. Untuk pelaporan LPJ bendahara di KPPN dilampirkan : daftar rincian saldo rekening satker (dilampirkan
    juga surat persetujuan pembukaan rekening dari KPPN dan surat ini hilang euy di satker kami.. T.T),
    rekening koran, Berita acara pemeriksaan kas, dan konfirmasi penerimaan negara dari KPPN.
 

Sosialisasi PER-3-PB-2014 Aturan LPJ Baru 

Read More

PMK No 210/PMK.05/2013 Tata Cara Rekonsiliasi 2014

Baru aja kemaren posting mengenai cara rekonsiliasi SAI di KPPN, muncul lagi peraturan baru mengenai tata cara rekonsiliasi 2014. Belum baca-baca banyak juga sih PMK-nya. Ini saya post slide sosialisasi yang saya dapat dari KPPN P.Bun (dengan harapan akan dibaca..someday..somehow..:D)..

Jadi, untuk tahun 2014 ada aturan baru mengenai tata cara rekonsiliasi 2014. So far, saya cek kelengkapannya ga jauh beda sama yang lama. Cuma beda format BAR dan lampiran plus batas maksimal rekonsiliasi adalah tanggal 10.Kalo tanggal 10 libur,brarti maju ke hari sebelumnya..-__-. Tapi krn blom baca baca juga (kebetulan yg ikut sosialisasi dari bendahara kantor),jadi ga berani sok teuu.. :D

Untuk PMKnya sendiri,silahkan gugling saja ya... saya mo share slide sosialisasinya saja.. :)

Sosialisasi PMK No 210/PMK.05/2013

Berita Acara Rekonsiliasi

Lampiran BAR

Read More

Sosialisasi PMK 07 Tahun 2014 Tata Cara Revisi Anggaran 2014

Sosialisasi PMK 07 Tahun 2014 tentang tata cara revisi anggaran 2014 diadakan di aula KPPN P.Bun tanggal 24 Februari 2014. Berhubung cukup panjang bahasannya, langsung baca slidenya aja ya.. Sengaja juga slidenya disimpen disini, biar gampang kalo mau baca-baca.. :)

Tata Cara Revisi Anggaran Tahun 2014

Tata Cara Revisi DIPA 2014 by dnrizki

Read More

Penetapan Status Penggunaan

Penggunaan adalah kegiatan yang dilakukan oleh pengguna barang dalam mengelola dan menatausahakan barang milik Negara/daerah yang sesuai dengan tugas pokok dan fungsi instansi yang bersangkutan. Melalui Penetapan Status Penggunaan (PSP) diharapkan terwujudnya 3T (tertib fisik, tertib administrasi, dan tertib hukum.

Syarat Pengajuan Penetapan Status Penggunaan

Syarat Umum

1. Dokumen kepemilikan asli untuk BMN berupa tanah dan/atau bangunan
2. Copy dokumen kepemilikan atau BAST untuk BMN selain tanah dan/atau bangunan
3. Kartu Identitas Barang
4. Data lokasi, luas, nilai perolehan BMN

Syarat Khusus

Perjanjian antara pengguna barang dengan pihak lain (memuat jangka waktu dan kewajiban para pihak) dalam hal BMN berupa bangunan dibangun di atas tanah pihak lain.

Penetapan Status Penggunaan

Kewenangan Pengelola Barang

1. BMN berupa tanah dan/atau bangunan
2. BMN selain tanah dan/atau bangunan:

a.       Barang-barang yang mempunyai bukti kepemilikan, seperti sepeda motor, mobil, kapal, pesawat terbang.

b.      Barang-barang dengan nilai perolehan di atas Rp. 25.000.000,- per unit/satuan

Kewenangan Pengguna Barang

BMN selain tanah dan/atau bangunan dengan nilai perolehan sampai dengan Rp. 25.000.000,- per unit/satuan.

Teknis Pengajuan PSP BMN :
Pengajuan PSP BMN dapat diajukan sepanjang tahun berjalan. Biasanya di satker BPS Kab.Lamandau, PSP BMN dilakukan pada awal awal tahun sebelum masuk Semester I tahun berjalan (ini kebiasaan satker BPS Lamandau ya..). Pengajuannya sebenernya ga rumit,asal berkas-berkas BMN yang akan diajukan lengkap.

Berkas umum yang harus dilampirkan dalam PSP BMN adalah :

1.     Daftar BMN yang dimintakan penetapan status penggunaan;

2.     Copy Sertifikat Tanah;

3.     Copy Izin Mendirikan Bangunan (IMB);

4.     Copy Bukti Kepemilikan Kendaraan Bermotor (BPKB);

5.     Copy Kartu Identitas Barang (KIB);

6.     Copy Berita Acara Serah Terima Barang;

7.     Surat Pernyataan.

Perlu diingat kembali bahwa PSP BMN yang diajukan ke KPKNL adalah hanya untuk BMN tanah,bangunan, kendaraan bermotor, dan BMN yang nilai perolehannya melebihi Rp.25.000.000,-.
Jika kelengkapan berkas tersebut sudah dilengkapi, kirim ke KPKNL sebanyak 1 rangkap.

Keluaran yang diharapkan : SK Penetapan Status Penggunaan BMN yang dimintakan.

--dr--

Read More

Pengawasan dan Pengendalian BMN

Pengawasan dan pengendalian BMN ini adalah penerapan dari Peraturan Menteri Keuangan Nomor 244/PMK.06/2012 tentang Tata Cara Pelaksanaan Pengawasan dan Pengendalian Barang Milik Negara. Implementasinya sendiri baru dimulai pada tahun 2014 (baru tahun ini sih nerima surat dari KPKNL mengenai Wasdal...).

Sharing sedikit mengenai peraturan tersebut, bahwa :

Pelaksanaan pemantauan dan penertiban terhadap penggunaan, pemanfaatan, pemindahtanganan, penatausahaan, pemeliharaan, dan pengamanan BMN lingkup satuan kerja dilaksanakan oleh Kuasa Pengguna Barang (KPB)

Pemantauan oleh KPB merupakan pemantauan atas kesesuaian antara pelaksanaan penggunaan, pemanfaatan, pemindahatanganan, penatausahaan, pemeliharaan, dan pengamanan BMN yang berada dalam penguasaannya

Pemantauan periodik dilakukan satu tahun sekali paling lama akhir bulan Februari tahun berjalan (jadi artinya sih ini bakal jadi kerjaan rutin tahunan euy..)

KPB membuat laporan tahunan hasil wasdal BMN dan disampaikan ke Kepala KPKNL selaku pengelola Barang paling lambat akhir Maret sesuai dengan format lampiran I PMK 244/PMK.06/2012

(sumber : Surat KPKNL P.Bun No.S-37/WKN.12/KNL.02/2014)

Jadiiii, tiap satker sekarang diwajibkan membuat laporan wasdal yang diserahkan ke KPKNL paling lambat akhir Maret tahun berjalan. Format lampiran dapat dilihat di Lampiran I. Intinya ada 4 point yang kita laporkan yaitu :

1. Penggunaan BMN

Untuk tabel A ini, cukup yang dilaporkan adalah semua BMN tanah dan bangunan, alat angkutan/kendaraan bermotor, dan semua BMN yang nilainya > 25 juta. Jadi nanti ketauan deh BMN mana aja yang belum diajukan Penetapan Status Penggunaannya, BMN mana saja yang tidak dipergunakan untuk tugas dan fungsi (idle). Nah, kalau ada yg belum dilbuat PSPnya, jelaskan di kolom keterangan alasannya. Misal, surat menyurat motor belum lengkap jadi blm bisa diajukan PSP,dsb..

2. Pemanfaatan BMN

Untuk tabel ini cukup mendaftarkan BMN yang dimanfaatkan oleh pihak lain misalnya disewakan, pinjam pakai, kerjasama pemanfaatan, Bangun serah guna, atau guna serah bangun. Jika tidak ada cukup ditulis saja nihil.

3. Pemindahtanganan BMN
Untuk tabel ini cukup mendaftarkan BMN yang dipindahtangankan ke/oleh pihak lain misalnya dijual,dihibahkan,dll. Jika tidak ada cukup ditulis saja nihil.

4. Laporan Hasil Penertiban

Untuk tabel ini tuliskan tindakan apa yang akan kita ambil setelah menemukan permasalahan pada tabel 1,2.3 sebelumnya.

Kalo sudah, kirim ke KPKNL tembusan ke BPS Provinsi.. :)

Read More

Update Referensi SAKPA 14.0.1

Update : melengkapi akun potongan PFK (Perhitungan Fihak Ketiga) yang tidak ada di referensi SAKPA 2014

download via google drive

Read More

Laporan Keuangan Bulanan

Setiap bulan, subbag Tata Usaha BPS Kabupaten Lamandau diwajibkan melaporkan Laporan Keuangan bulanannya. Selain itu juga diwajibkan mengirim backup aplikasi SAKPA via email ke BPS Provinsi Kalimantan Tengah setelah dilakukan rekonsiliasi dengan KPPN.

Berkas yang dilaporkan adalah :

1.      BAR dari KPPN dan Lampiran BAR

2.      LPJ Bendahara Pengeluaran yang sudah dilegalisasi oleh KPPN

3.      Printout aplikasi SAKPA (Neraca, LRA, Laporan Realisasi Anggaran Belanja, LRA Pengembalian Belanja, LRA Pendapatan dan Hibah, LRA Pengembalian Pendapatan dan Hibah)

4.      Laporan Daya Serap Bulanan

5.      Laporan Realisasi Anggaran Bulanan

6.      Laporan Keadaan Kas Anggaran (Lembar I dan II)

7.      Laporan PNBP

Kesemua dokumen dijilid dan dibuat sebanyak 2 rangkap. 1 rangkap sebagai arsip dan 1 untuk dikirim ke BPS Provinsi Kalimantan Tengah. Untuk arsip kantor, dokumen no.1 dan 2 adalah yang asli sementara untuk BPS Provinsi berupa scannya.
Deadline laporan keuangan bulanan adalah 7 hari kerja (rasanya siih..). Sebaiknya kirim secepatnya jika sudah melakukan rekon dengan KPPN.

--dr--

Read More

Update SPM 14.1.2

Update SPM 14.1.2
  - Perbaikan menu Perekaman SPP
  - Perbaikan menu Perekaman Kontrak
  - Perbaikan menu Tayang Pagu
  - Perbaikan menu Referensi Supplier

Download via google drive :
Update SPM 14.1.2


--dr--

Read More

Entri Aplikasi TK Online

Salah satu pekerjaan rutin tiap bulan di BPS adalah entri aplikasi TK Online.

Untuk teknis entri perhitungan Tunjangan Kinerja dan entri TK online pada tahun 2014 di BPS adalah sbb:

1.Tunjangan Kinerja dibayarkan berdasarkan pencatatan kehadiran yang terjadi antara tanggal 1 (satu) sampai dengan tanggal akhir bulan berjalan.

2.Apabila ada perubahan jabatan / grade, CPNS ke PNS ,dan dijatuhi hukuman disiplin maka penghitungan TK akan disesuaikan pada SPJ bulan n+1 (bukan pada saat SK perubahan berlaku atau pada bulan n)

3.Untuk pegawai yang BMP (Berhenti, Meninggal, MPP dan Pensiun) diatur sebagai berikut:
a.Pensiun, berhenti, dan MPP (TMT selalu dimulai per tanggal 1) dalam aplikasi TK Online agar diberi tanda cek (V) pada kolom BMP tanpa perlu mengisikan jumlah ketidakhadiran atau 0

b.Meninggal dan diberhentikan karena hukuman disiplin (TMT tidak selalu per tanggal 1) dalam aplikasi TK diisikan jumlah ketidakhadiran hari kerja selama 1 bulan di kolom yang sudah disediakan dan beri tanda cek (V) pada kolom BMP. Jika TMT pada tgl 1,maka aturan mengikuti point 3.a

Jadwal pembuatan SPJ TK (untuk BPS se-Kalimantan Tengah):
1. CKP dan Rekap Absen agar disampaikan ke BPS Provinsi Kalimantan tengah paling lambat setiap tanggal 2 Pkl 12. 00 WIB.

2. CKP yang sudah mendapat aproval dari Kepala BPS Provinsi akan dikirim ke BPS Kab/Kota pada setiap tanggal 4 Pkl. 12.00 WIB

3. Agar diperhatikan bahwa pada setiap tanggal 5 Pkl.12.00 WIB, proses entry CKP online sudah ditutup oleh admin BPS RI.
 4. SPJ TK sudah bisa diproses tanggal 6 dan 7

Berikut adalah tata cara pengentrian di TK Online:
1. Masuk ke aplikasi TK Online di alamat berikut : portal.premmia.bps.go.id/tk. Masukkan username dan password yang sudah didaftarkan sebelumnya untuk operator.
Lalu akan muncul menu seperti berikut :

2. Untuk entri data absensi dan CKP :
Klik Komponen TK -- Entri TK. Lalu akan muncul list nama-nama pegawai sesuai satker. Pilih satu-satu untuk mengentri absensi dan CKP masing-masing pegawai. Untuk kepala BPS Kabupaten, hanya bisa mengentri absensi sementara CKP akan dientri oleh operator BPS Provinsi.

3. Jika pegawai mendapat hukuman disiplin, bukti hukuman dapat dientri dan diupload di menu Komponen TK -- Bukti Hukuman

4. Jika terdapat mutasi wilayah atau jabatan maka bisa dientri di menu Pengelolaan Pegawai -- Pengajuan Mutasi Jabatan / Wilayah

5. Untuk pengajuan pengangkatan PNS, bisa dientri di menu Pengelolaan Pegawai -- Pengajuan Pengangkatan PNS.

6. Untuk pengajuan Tugas Belajar, bisa dientri di menu Pengelolaan Pegawai -- Pengajuan Tugas Belajar

7. Sebelum dapat melakukan cetak SPJ maka perlu dilakukan Kelola SPJ. Klik menu Administrasi Sistem -- Kelola SPJ. Penting untuk melakukan kelola SPJ ini karena tanpa mengentri menu ini maka SPJ belum bisa dicetak.

8. Untuk mencetak SPJ, pilih menu SPJ -- SPJ Daerah. Akan muncul tampilan seperti berikut:

Sori yeee...isinya disensor sedikit.... XD XD

9. Untuk menyimpan SPJ dalam bentuk pdf, klik Actions (yg di pojok kiri) -- Exports -- PDF..

Jika sudah disimpan ke dalam bentuk pdf, maka bisa dibuka di PDF Reader dan sejenis kemudian dicetak.

-- dr --

Read More

Sistem Pengendalian Intern (SPI)

Sistem Pengendalian Intern di BPS adalah penerapan dari PP Nomor 60 Tahun 2008 tentang Sistem Pengendalian Intern Pemerintah. Ini salah satu gawean rutin punya BPS. Saya rasa mungkin di setiap Kementrian atau Lembaga punya sistem pengendalian intern tapi mungkin setiap instansi punya pedoman teknis masing-masing.

Saya mau share sedikit mengenai teknis laporan SPI di BPS. Setiap bulan satker diwajibkan mengirimkan laporan-laporan yang sudah ditetapkan oleh BPS RI sebagai bagian dari SPI. Deadline pelaporan adalah tiap tanggal 15 bulan berikutnya. Misal : Laporan SPI Januari 2014, maka deadline adalah tanggal 15 Februari 2014. Jika tanggal 15 itu libur maka deadline jadi maju ke hari sebelumnya. 

Cara pelaporan SPI pada tahun 2014 ini melalui online. Jadi tidak lagi dengan mengirimkan dokumen yang seabrek-abrek itu ke BPS RI. Kapan nyampenya brooh?? Pelaporan SPI dilakukan dengan meng-upload dokumen dokumen yang telah ditentukan ke filelib.bps.go.id (untuk username dan password hubungi toko besi terdekat..hehe engga ding, maksudnya sie IPDS). Setelah diupload, lakukan konfirmasi via email kepada inspektorat yg bertanggungjawab untuk memeriksa SPI satker kita.

Biasanya balasan konfirmasi adalah 1-5 hari setelah kita mengirim email konfirmasi. Jika sudah dikonfirmasikan oleh penanggung jawab SPI, maka kita bisa melakukan pengecekan apakah dokumen yg kita upload sudah masuk atau belum ke website http://spi.bps.go.id (untuk user dan pasword silahkan menghubungi yang tau :p). Jika sudah masuk maka status dokumen satker kita akan segera diberi tanda centang. Yah,pokoknya ijo ijo gitu..

Berikut daftar dokumen yang harus diupload tiap bulan sebagai laporan SPI :

Note : biasakan upload SPI di awal agar jika terjadi kesalaha bisa segera diperbaiki sehingga perbaikan tetap bisa dilakukan sebelum deadline tanggal 15.

--dr--

Read More

Legalisasi LPJ Bendahara Pengeluaran

Setiap bulan satker diwajibkan untuk melegalisasi LPJ Bendahara Pengeluaran di KPPN Pangkalan Bun. Biasanya proses ini berbarengan dengan rekon SAKPA.

Kelengkapan yang perlu dilampirkan dalam legalisasi LPJ Bendahara Pengeluaran yaitu :
1. LPJ Bendahara Pengeluaran yang sudah ditandatangani KPA dan Bendahara Pengeluaran
2. Scan/fotokopi rekening koran periode rekonsiliasi. Misalnya akan melegalisasi LPJ Bendahara Pengeluaran bulan Februari 2014 maka lampirkan rekening koran periode dari tanggal 1 Februari 2014 s.d 28 Februari 2014.

LPJ dicetak sebanyak 2 rangkap, sementara scan rekening koran dicetak sebanyak 1 rangkap. Jika sudah lengkap, maka dapat diserahkan ke bagian/ seksi Vera di KPPN.

Keluaran yang diharapkan : LPJ Bendahara Pengeluaran yang sudah divalidasi KPPN sebanyak 1 rangkap.

Read More

Rekonsiliasi SAKPA dengan KPPN

Berhubung dah mo cuti, mencoba pelan-pelan mendokumentasikan kerjaan TU untuk diserahkan ke bendahara. Kali ini mau sharing mengenai proses rekonsiliasi SAKPA dengan KPPN yang dilakukan tiap awal bulan. Biasanya target rekon adalah dari hari 1 s.d  5 hari kerja.
Berikut step by stepnya:

1. Lengkapi data nomor SP2D di aplikasi SPM

Buka aplikasi SPM. Klik SPM -- Catat Nomor SP2D

Setelah diklik akan muncul menu seperti berikut:

Untuk entri tanggal SPM, sesuaikan dengan bulannya. Misalnya jika akan melakukan rekonsiliasi SAKPA untuk bulan Februari 2014 maka sebaiknya pengisian tanggal SPM adalah dalam rentang waktu 2 bulan yaitu 1 Januari 2014 s.d 28 Februari 2014. Jika tanggal SPM sudah diisi maka akan terlihat daftar SPM dari tanggal 1 Januari 2014 s.d 28 Februari 2014.

Entri kolom No.SP2D, Tgl.SP2D,Bank/Pos. Untuk kolom seksi diabaikan saja.
Jika semua sudah dientri, klik tombol simpan yang ada di bawah menu.

2. Load master
Lakukan load master untuk SP2D yang terbit di bulan Februari 2014. Klik menu SPM -- Load Master.
Akan muncul tampilan seperti berikut:

Pilih SPM yang SP2D terbit di bulan Februari 2014 yang akan dilakukan load master. Klik tanda centang yang ada di kolom load. Kemudian klik tombol Proses Load.

3.Copy SPM/SP2D dari aplikasi SPM.
Setelah data di aplikasi SPM dilakukan load master, tutup aplikasi SPM karena kita akan mengambil data dari dbase aplikasi SPM pada aplikasi SAKPA2014. Jika tidak ditutup, maka data di SPM tidak bisa diambil.
Buka aplikasi SAKPA2014,pilih menu Transaksi -- Copy SPM/SP2D dari aplikasi SPM.Lalu akan muncul menu berikut:

Masukkan user dan password SPM. Klik tombol koneksi. Lalu akan muncul menu berikut:

Isi field Tgl.SP2D. Misal akan melakukan rekonsiliasi di bulan Februari 2014, maka isikan tanggal 01/02/2014 s.d 28/02/2014. Klik Proses.Setelah itu akan muncul notifikasi berhasil/tidak.

4. Jika proses 3 berhasil, entri SSBP/SSPB jika pada periode Februari 2014 terdapat penyetoran dengan menggunakan slip tersebut. Untuk entri SSBP, klik menu Realisasi -- Pendapatan . Untuk entri SSPB, klik menu Realisasi -- Pengembalian.

5. Jika SP2D,SSBP,SSPB pada periode rekonsiliasi sudah dilengkapi smua maka lakukan proses Posting Data. Posting data harus dilakukan karena jika belum diposting maka data tidak akan terkirim sehingga ketika cetak laporan, laporan tidak akan ada perubahan.
Klik menu Proses -- Posting dan akan muncul menu seperti berikut:

 

Jika akan melakukan rekonsiliasi di bulan Februari 2014, maka klik tombol 2. Kemudian klik tombol Keluar jika proses posting sudah dilakukan.

6. Lakukan kirim ADK ke KPPN

Klik menu Kirim -- KPPN. Isi field bulan dengan periode bulan yang akan direkon, isi field KPPN dengan kode KPPN. Klik Proses. Maka akan terbentuk ADK SAKPA untuk KPPN dan cetak register pengiriman sebanyak 1 lembar.

7. Jika ADK sudah terbentuk, maka lakukan proses e-rekon. Proses e-rekon adalah rekonsiliasi via email dengan mengirimkan ADK yang sudah benar ke KPPN. Jika ADK sudah benar, maka e-rekon berhasil dan satker sudah dianggap melakukan rekonsiliasi data.

8. Buat Berita Acara Rekonsiliasi SAKPA2014 sebanyak 2 rangkap. Lampirkan register pengiriman, laporan dari aplikasi SAKPA2014 yaitu Neraca, LRA, LRAB, Kembali Belanja, Anggaran Pendapatan, Kembali Pendapatan, serta print out rekening koran (semua 1 rangkap kecuali BAR)

9. Jika berhasil, maka BAR akan divalidasi oleh KPPN. 

Keluaran yang diharapkan dari proses rekonsiliasi SAKPA adalah : BAR yang sudah validasi sebanyak 1 rangkap, Lampiran BAR sebanyak 1 rangkap.

Good Luck :))

--dr--

Read More